Installatie- en onderhoudsbedrijven in de Hoeksche Waard stappen in toenemende mate over op digitale planning. De reden is praktisch. Wie dagelijks tussen kernen als Oud-Beijerland en Numansdorp heen en weer rijdt, verliest al snel veel tijd onderweg als de afspraken niet logisch op elkaar aansluiten. Software die bij het inplannen rekening houdt met de route van de monteur, neemt dat probleem grotendeels weg.
Veel kernen, veel reistijd
De Hoeksche Waard telt ruim een dozijn dorpen en buurtschappen, verspreid over een groot gebied. Voor een loodgieter of cv-monteur betekent dat veel kilometers op een werkdag. Het probleem zit zelden in het werk zelf, maar in de volgorde van de afspraken.
Een afspraak om negen uur in Puttershoek en de volgende om elf uur in Goudswaard lijkt op papier prima te passen. In de praktijk zit de monteur tussendoor vooral achter het stuur. Die reistijd kost brandstof en gaat ten koste van het aantal klussen dat op een dag past. Voor de klant betekent het bovendien dat de eerstvolgende vrije plek later valt dan nodig.
De klant boekt zelf een tijd
Een groeiend aantal servicebedrijven laat klanten daarom zelf online een afspraak kiezen, in plaats van heen en weer te bellen over een geschikt moment. Dat scheelt het bedrijf telefoontjes en geeft de klant de vrijheid om ’s avonds of in het weekend een tijd vast te leggen. Een online reserveringssysteem toont daarbij alleen momenten die daadwerkelijk beschikbaar zijn. Het stuurt bovendien automatisch een bevestiging en een herinnering. Vergeten afspraken komen daardoor minder voor, wat gaten in de planning scheelt.
Toch kleeft er aan veel gangbare boekingstools een nadeel. Ze laten elk vrij moment in de agenda zien, zonder te kijken waar de monteur op dat moment aan het werk is. Zo kan een klant in Klaaswaal een tijdstip kiezen dat midden tussen twee klussen in Maasdam valt. De planning is dan wel gevuld, maar de route klopt niet, en dat probleem komt pas aan het licht als de dag al vaststaat.
Alleen tijden tonen die ook qua route passen
Nieuwere planningssystemen pakken dat anders aan. Zij controleren eerst of een tijdstip geografisch past bij de andere afspraken van die dag en tonen de klant alleen de momenten die logisch in de route vallen. Een voorbeeld van zo’n systeem is Schedulinq, een Nederlands planningsplatform voor servicebedrijven met medewerkers op locatie. Wie wil zien hoe die werkwijze er in de praktijk uitziet, vindt op schedulinq.com een toelichting op de aanpak.
Het systeem is bedoeld voor bedrijven van elke omvang, van de zelfstandige monteur die zijn eigen week indeelt tot een buitendienst met een eigen planner. Het werkt naast bestaande agenda’s van bijvoorbeeld Google of Microsoft en vervangt die niet. De planning blijft dus op één plek staan, terwijl het boeken en bevestigen van afspraken automatisch verloopt.
Minder kilometers, meer ruimte in de agenda
Voor de regionale economie is die ontwikkeling relevant. Een bedrijf dat minder tijd kwijt is aan rijden tussen afspraken, kan op dezelfde dag meer klanten helpen. Dat is prettig voor de ondernemer, maar ook voor bewoners: wie een monteur nodig heeft, hoeft minder lang op een vrije plek te wachten. Minder onnodige kilometers op de dijkwegen van het eiland betekenen bovendien lagere brandstofkosten en minder uitstoot.
Voor lokale servicebedrijven die hun planning nu nog telefonisch of via losse berichten regelen, is het de moeite waard om eens te bekijken wat digitale planning kan opleveren. Een logische eerste stap is een gemiddelde werkweek doorrekenen: hoeveel uur gaat er op aan rijden en hoeveel daarvan was met een slimmere volgorde te voorkomen geweest? Het antwoord op die vraag maakt snel duidelijk of de overstap loont.
Elke avond op de hoogte van het laatste nieuws uit de Hoeksche Waard? Schrijf je dan hier in voor onze gratis nieuwsbrief.
